Erste Weichenstellung: Ist CPNP überhaupt der richtige Weg?
Ein Berater für EU-CPNP-Kosmetikmeldungen muss zuerst klären, ob das Produkt unter das Kosmetikrecht fällt, wer die verantwortliche Person (RP) in der EU ist und ob die Unterlagen genau das geplante Produkt und seine Werbeaussagen belegen. Das Ausfüllen des Portals ist erst der nachgelagerte Vollzug, keine Klassifizierungs- oder Sicherheitsentscheidung.
Nach der Verordnung (EG) Nr. 1223/2009 sind betroffene Kosmetika vor dem Inverkehrbringen in der EU im CPNP zu melden. Das Portal der Kommission ist kostenlos. Die Meldung ist weder Zulassung noch Sicherheitszertifikat oder behördliche Einstufung. Eine weitere nationale Produktmeldung innerhalb der EU entfällt, sonstige Pflichten etwa zur Kennzeichnung bleiben bestehen.
Erste Weichenstellung: Ist CPNP überhaupt der richtige Weg?
Artikel 2 Absatz 1 Buchstabe a definiert Kosmetika über den Kontakt mit bestimmten äußeren Körperteilen, Zähnen oder Mundschleimhaut und einen überwiegend kosmetischen Zweck: Reinigen, Parfümieren, Veränderung des Aussehens, Schutz, Erhaltung des Zustands oder Korrektur von Körpergerüchen. Produktname, Herstellerzertifikat oder ausländische Registrierung sind nicht entscheidend. Zu prüfen sind gesamte Aufmachung, Anleitung, Inhaltsstoffe, Zielgruppen und Aussagen.
- Hautpflege, Shampoo oder Parfüm mit kosmetischen Aussagen: regelmäßig zunächst Kosmetikrecht, anschließend Prüfung der konkreten Formulierung.
- Werbung mit Behandlung von Krankheiten, Desinfektion oder medizinischer Wirkung: Standard-CPNP-Prozess anhalten und je nach Sachverhalt Arzneimittel-, Biozid- oder Medizinprodukterecht abgrenzen.
- Grenzfall: Begründung der Einstufung und offene Fakten dokumentieren. Materialien der Kommission sind nicht bindende Hilfen, keine Zulassung; Behörden und Gerichte prüfen Einzelfälle.
Entscheidungsmatrix: Wer trägt welche Meldepflicht?
Die RP ist nicht zwangsläufig Markeninhaber oder die Person, die Daten eingibt. Artikel 4 bestimmt die rechtlichen Rollen; Artikel 13 trennt RP-Meldungen vom engen Fall einer Kennzeichnungsübersetzung durch Händler. Vor Beauftragung und Adressdruck klären.
| Vertriebsmodell | Entscheidende Rechtsfrage | Strategische Folgerung |
|---|---|---|
| In der EU niedergelassener Hersteller vertreibt eine in der EU hergestellte, nicht anschließend aus- und wiedereingeführte Kosmetik | Ist er Hersteller nach Artikel 4 Absatz 3 oder besteht ein schriftliches, angenommenes RP-Mandat? | RP, Produktidentität und Aufbewahrung der PIF bestätigen; dann Meldung nach Artikel 13 planen. |
| Hersteller mit Sitz außerhalb der EU; Herstellung innerhalb der EU ohne anschließende Aus- und Wiedereinfuhr | Art. 4 Abs. 4: Der außerhalb der EU ansässige Hersteller muss eine in der EU niedergelassene verantwortliche Person schriftlich beauftragen; diese muss schriftlich zustimmen. Dies ist nicht automatisch ein Importeurfall. | Produktionsort, Warenbewegung und angenommene schriftliche Beauftragung vor Festlegung des Meldenden prüfen. |
| Marke außerhalb der EU beliefert EU-Importeur | Jeder Importeur ist RP seines eingeführten Produkts, sofern er nicht mittels angenommenen schriftlichen Mandats eine in der EU niedergelassene RP bestimmt hat. | Importeure und Mandate erfassen; Auslandsmarke oder Beraterzugang nicht mit RP verwechseln. |
| Händler bringt Kosmetik unter eigenem Namen/eigener Marke in Verkehr oder verändert sie so, dass die Konformität beeinträchtigt werden kann | Nach Artikel 4 Absatz 6 wird der Händler bei einer dieser Voraussetzungen zur verantwortlichen Person; die bloße Übersetzung von Produktinformationen gilt nicht als solche Änderung. | Rolle, Nachweiskontrolle und Meldung neu prüfen statt Lieferantennummer zu übernehmen. |
| Händler übersetzt eigeninitiativ die Kennzeichnung für anderen Mitgliedstaat | Übersetzung allein macht ihn nicht zur RP; Artikel 13 Absatz 3 kann eine begrenzte Händlermeldung auslösen. | Händlerfall von neuer RP-Produktmeldung trennen und Fakten samt Übersetzung überprüfen. |
Die Sondermeldung des Händlers nach Art. 13 Abs. 3 greift nur, wenn das Produkt bereits in einem Mitgliedstaat in Verkehr gebracht wurde, der Händler es in einem anderen bereitstellt und die Kennzeichnung aus eigener Initiative zur Erfüllung dortigen Rechts übersetzt. Die bloße Übersetzung löst nicht stets diese Meldung aus.
Lückenregister vor der Meldung: Sperren oder korrigierbare Daten?
Fordern Sie einen versionierten Nachweissatz an. Ordnen Sie jeder Lücke STOP (Rechtsweg oder RP ungeklärt), ASSESS (fachliche Bewertung der Sicherheitsbelege erforderlich) oder FIX (Daten oder Gestaltung korrigieren) zu. Das sind projektinterne Kategorien, keine CPNP-Systemstatus.
| Prüfpunkt | Zu prüfende Unterlagen | Folge bei Lücke oder Widerspruch |
|---|---|---|
| Rechtliche Produktidentität | Zweck, vollständige Werbeaussagen und Verpackung, Inhaltsstofffunktionen, Vertriebsplan. | STOP: Kosmetik oder anderes Regime vor routinemäßiger CPNP-Arbeit entscheiden. |
| RP und Lieferkette | EU-Hersteller/Importeure, Marken, angenommene Mandate, Inhaberschaft bestehender Meldungen. | STOP: Verantwortung nach Artikel 4 und Aktenzugang klären. |
| Rezeptur und Sicherheit | Vollständige quantitative Rezeptur, Rohstoffdaten, Exposition/Anwendung, Studien, EU-CPSR durch qualifizierten Bewertenden und PIF-Daten. | ASSESS: Anhangsbeschränkungen und Beleglage prüfen; fremdländisches Sicherheitsblatt ist kein EU-CPSR. |
| Meldedatensatz | Kategorie und Namen, Herkunft bei Import, Etikett/Packungsabbildung, Kontakt, Formelangaben für Giftnotrufstellen, Varianten und mögliche Nanomaterialien. | FIX oder ESKALATION: Unterlagen abgleichen; bei Nanomaterialien Artikel-16-Verfahren prüfen. |
Zeitpunkt beachten: Die Kerndaten nach Art. 13 Abs. 1 meldet die verantwortliche Person vor dem Inverkehrbringen; die Originalkennzeichnung und, soweit hinreichend lesbar, ein Verpackungsfoto sind nach Art. 13 Abs. 2 beim Inverkehrbringen zu übermitteln. Entwürfe sollten trotzdem vorher geprüft werden.
Welche vorhandenen Nachweise lassen sich verwenden?
Weiterverwendung erfordert Beweisbewertung, nicht bloße Übersetzung. Artikel 10 verlangt die Sicherheitsbewertung durch eine entsprechend qualifizierte Person; Artikel 11 regelt die Produktinformationsdatei (PIF). Fremd- oder Lieferantenunterlagen sind mögliche Quellen, aber nicht automatisch EU-konform.
- Als Ausgangsdaten meist nutzbar, nach Echtheits- und Versionsprüfung: quantitative Rezeptur, Rohstoffspezifikationen, Stabilitäts-/Mikrobiologiedaten und Verpackungsinformationen.
- EU-spezifisch zu validieren: Stoff- und Konzentrationsgrenzen, Nachweise für Aussagen, Warnhinweise und Sprachen, Expositionsannahmen, Qualifikation der bewertenden Person, CPSR/PIF-Vollständigkeit.
- Nicht ungeprüft übernehmen: Drittlandzulassung, CPNP-Nummer einer fremden Marke oder Berichte zu anderer Rezeptur, Farbe, Duftnote, Anwendung oder Verpackungsexposition. Varianten nach sachlichen Unterschieden beurteilen, nicht nur nach SKU-Zahl.
Entscheidungsfolge vor Prüfungen und Einreichung
Beauftragen Sie nur Leistungen, die der gewählte Rechtsweg benötigt. CPNP schreibt keine einheitliche Laborprüfliste für alle Produkte vor; die Sicherheitsbewertung bestimmt erforderliche belastbare Belege. Sinnvolle Reihenfolge:
- Verwendungszweck, tatsächliche Aussagen, Vertriebsländer und Produkt-/Variantenstände festhalten; Grenzfälle klären.
- EU-RP bestimmen, angenommene schriftliche Mandate einholen oder Hersteller-/Importeurstellung bestätigen; Aktenkontrolle festlegen.
- Quantitative Rezeptur und Verpackung anhand aktueller Grenzen prüfen; beschränkte Stoffe, Nanomaterialien und beweisbedürftige Aussagen markieren.
- Qualifizierte Sicherheitsbewertung für fehlende Belege heranziehen, CPSR/PIF prüfen und rechtmäßige Kennzeichnung finalisieren.
- Danach Artikel-13-Daten der RP und gegebenenfalls Artikel-16-Weg festlegen; Versionen, Übergabe und fortlaufende Kontrolle dokumentieren.
Änderungsauslöser nach Festlegung der Strategie
PIF und CPNP-Eintrag sind zu pflegen, kein einmaliges Siegel. Artikel 13 Absatz 7 verlangt unverzügliche Aktualisierung geänderter gemeldeter Angaben. Die Tabelle benennt Prüfbedarf; nicht jede Änderung erfordert automatisch eine vollständig neue Meldung.
| Änderung | Vor einer Aktualisierungsentscheidung prüfen |
|---|---|
| Rezeptur, Duftstoff, Farbstoff oder Rohstofflieferant | Beschränkungen, Exposition/Sicherheit, CPSR/PIF und Änderungen der gemeldeten Formel oder Variantengruppe. |
| Neuer Markenname, Aussagen, Verwendung oder Verpackung | Einstufung, Aussagebelege, Produktidentität, Etikett und Annahmen der Sicherheitsbewertung. |
| Neuer Importeur, RP oder Vertriebsaufbau | Artikel-4-Mandate/Pflichten, PIF-Kontrolle, Etikettadresse, Zugang und Strategie für CPNP-Eintrag. |
| Übersetzung für anderen EU-Markt oder ermitteltes Nanomaterial | Nationale Sprachpflicht und Artikel-13(3)-Händlerfall; gesondert Anwendbarkeit von Artikel 16. |
Grenze zwischen Beratung und Ausführung
Das Beratungsergebnis sollte eine begründete Einstufung, RP-/Marktwegentscheidung, priorisiertes Lückenregister, Empfehlungen zur Nachweisverwendung und einen versionierten Aktionsplan enthalten. Die eigentliche CPNP-Meldung, Bestellung und laufende Aufgaben der verantwortlichen Person in der EU sowie Erstellung/Prüfung von CPSR und PIF sind getrennte Arbeitsbereiche. Ein Beratungsvertrag überträgt allein keine gesetzliche RP-Verantwortung.
Fragen mit Einfluss auf den Meldeweg
Unser US-/UK-Lieferant hat die Formel bereits im Heimatmarkt registriert. Können wir direkt im CPNP melden?
Keine automatische Gleichwertigkeit. Erst EU-Einstufung, RP, Stoffgrenzen und EU-CPSR/PIF prüfen, dann Meldung planen.
Zwei EU-Importeure beliefern dieselbe Marke. Wer meldet?
Nach Artikel 4 Absatz 5 ist jeder Importeur RP des von ihm in Verkehr gebrachten Produkts, soweit keine in der EU niedergelassene RP per angenommenem schriftlichen Mandat bestimmt ist. Warenströme und PIF-Kontrolle vor der Meldeentscheidung zuordnen.
Dürfen wir die CPNP-Nummer des alten Markeninhabers beim Private Label weiterverwenden?
Nicht als Nachweis der eigenen Konformität. Eigenmarke kann nach Artikel 4 Absatz 6 die RP-Rolle ändern. Rollen, Rezeptur, PIF-Zugang und Eintrag vergleichen; dann Melde-/Änderungsweg festlegen.
Bescheinigt eine erfolgreiche CPNP-Meldung Sicherheit oder Vertriebserlaubnis?
Nein. CPNP meldet Informationen, genehmigt sie nicht. Sicherheitsbewertung, PIF, zulässige Inhaltsstoffe, Aussagen und Etiketten sind eigenständige Pflichten.
Muss die RP bei jeder Übersetzung eines bereits in der EU vertriebenen Etiketts neu melden?
Nein. Die Übersetzung allein ist nach Artikel 4 Absatz 6 keine entsprechende Produktänderung. Unter den Voraussetzungen des Artikels 13 Absatz 3 muss der eigeninitiativ übersetzende Händler jedoch eine gesonderte begrenzte Meldung abgeben.
Reicht die normale CPNP-Meldung bei einem Nanomaterial?
Nicht immer. Art und Funktion des Nanomaterials sind zu prüfen: Für bestimmte Stoffe gilt das zusätzliche Verfahren nach Art. 16 Abs. 3 nicht, insbesondere wenn sie als Farbstoffe, Konservierungsstoffe oder UV-Filter unter Art. 14 fallen. Greift Art. 16 Abs. 3, ist die zusätzliche Meldung sechs Monate vor dem Inverkehrbringen erforderlich, neben der Meldung nach Art. 13. Erst danach lässt sich ein Starttermin festlegen. Zusätzlich gilt es, die Ausnahme nach Artikel 16 Absatz 3 für Produkte mit Nanomaterialien zu prüfen, die die Bedingungen des Anhangs III erfüllen.
Offizielle Rechts- und Informationsquellen
- Verordnung (EG) Nr. 1223/2009, konsolidiert am 18.05.2026
- EU-Kommission: CPNP-Portal und Handbücher
- EU-Kommission: Abgrenzung von Grenzfallprodukten
- EU-Kommission: Kosmetikrecht und Werbeaussagen
- Polnische Gesundheitsaufsicht: CPNP ist keine Zulassung
- Europäische Kommission: Nanomaterialien und Sechsmonatsfrist nach Art. 16 Abs. 3