Contrôle préalable CPNP : qualification, PR et dossier de sécurité
Un service de notification CPNP exécute une opération précise : constituer la fiche exacte du cosmétique, la transmettre sur le portail de la Commission européenne sous la bonne personne responsable (PR), puis remettre une preuve vérifiable. Le portail est gratuit ; les honoraires rémunèrent une prestation, pas une taxe européenne.
L’article 13 du règlement (CE) nº 1223/2009 impose une notification électronique par la PR avant la première mise sur le marché de l’UE. Cette notification n’est ni une autorisation ni une validation de sécurité et ne remplace pas le rapport sur la sécurité (CPSR), le dossier d’information sur le produit (PIF), l’étiquetage conforme ou les autres obligations.
Contrôle préalable CPNP : qualification, PR et dossier de sécurité
Vérifier d’abord que le produit relève des cosmétiques au regard de son usage et de ses allégations ; des revendications médicales, biocides ou thérapeutiques peuvent modifier la qualification. Avant la transmission, identifier une PR établie dans l’UE et traiter l’évaluation de sécurité/PIF et l’étiquetage. Une fiche CPNP ne corrige ni un produit dangereux ni une mauvaise classification.
Si aucune personne responsable (PR) de l’UE n’est identifiée, déterminez d’abord si ce rôle incombe au fabricant établi dans l’UE, à l’importateur ou à une personne établie dans l’UE désignée par mandat écrit et ayant accepté par écrit. La nomination payante d’un tiers n’est pas toujours nécessaire. Le simple déposant ne devient pas PR. Figer les versions de la formule et de l’étiquette avant mandat.
Article 13 : notification par la PR ou par le distributeur ?
Le rôle déclarant et l’obligation juridique dépendent de la chaîne commerciale, non du payeur :
| Situation | Voie de l’article 13 | Décision opérationnelle |
|---|---|---|
| Fabricant établi dans l’UE vendant sous sa marque | Généralement PR lui-même | Déclarer avec l’accès de la PR et vérifier la mention sur l’étiquette. |
| Cosmétique importé d’un pays tiers | Chaque importateur de l’UE est en principe PR de son produit, sauf désignation écrite acceptée par une autre personne de l’UE | Identifier importateur et PR avant commande. |
| Distributeur traduisant spontanément l’étiquette d’un cosmétique déjà commercialisé dans l’UE pour respecter le droit national | Notification limitée du distributeur, article 13 paragraphe 3 | Ne pas confondre avec la notification initiale par la PR. |
| Distributeur changeant la marque ou modifiant un produit au point d’affecter sa conformité | Peut devenir PR selon l’article 4 | Réexaminer les fonctions ; le simple régime de traduction peut être inadapté. |
| Produit déjà notifié par sa PR | Vérifier fiche, identité et changements | Ne pas présumer qu’un second dépôt est nécessaire. |
L’article 13, paragraphe 3, suppose un produit déjà mis sur le marché dans un État membre et mis à disposition dans un autre par un distributeur qui traduit de sa propre initiative l’étiquetage pour respecter le droit national. Une revente ou une traduction isolée ne suffit pas à établir cette voie.
Le CPNP n’est pas un registre public d’autorisations consultable par tous. Exigez de la PR ou de son utilisateur habilité la preuve de la fiche réellement accessible et de sa portée. Un numéro ou une capture d’écran du fournisseur ne prouve pas, à lui seul, la couverture de votre marque, formule et PR.
Données nécessaires à une notification CPNP correcte
Préparer un dossier d’entrée par produit, pas uniquement une liste INCI :
- Dénomination(s) commerciales et variantes, catégorie, fonction, utilisateurs visés, premier État membre ciblé ; identifier chaque version.
- Nom légal et adresse dans l’UE de la PR où le PIF est disponible, accès au portail autorisé et coordonnées d’une personne physique à joindre en urgence.
- Pays d’origine en cas d’importation, identité des importateurs et du propriétaire de marque, fiches antérieures éventuelles.
- Pour la notification distincte du distributeur prévue à l’article 13, paragraphe 3 : catégorie et noms du produit dans les États membres d’expédition et de destination, État de destination, nom et adresse du distributeur, ainsi que nom et adresse PIF de la PR.
- Données de composition pour la formule-cadre nécessaire aux soins médicaux, INCI et formule détaillée pour vérification ; signalement des substances CMR 1A/1B le cas échéant.
- Nanomatériaux, leur identité et les conditions prévisibles d’exposition ; examiner séparément la notification article 16 et ses exceptions.
- Étiquetage original définitif et photographie de l’emballage correspondant lorsqu’elle est suffisamment lisible : l’article 13, paragraphe 2, impose leur notification au moment de la mise sur le marché. Obtenir les fichiers définitifs avant le lancement ; l’absence de photo n’est pas une dispense générale.
- Éléments montrant que CPSR, PIF, restrictions d’ingrédients et étiquetage ont été vérifiés hors du portail, et registre des références, variantes et versions.
Dépôt CPNP : cinq étapes et points d’arrêt
Définir par écrit les tâches du prestataire et les décisions réservées à la PR :
- Filtrage : confirmer la qualification, la PR, les notifications existantes et les pièces manquantes bloquantes.
- Correspondance : rapprocher chaque produit et variante commercialisée de son nom, de sa formule, de son emballage et de sa fiche ; ne pas grouper automatiquement des formules différentes.
- Contrôle : comparer les données à la formule définitive, aux détails PR/PIF, à l’origine, à l’État membre, aux ingrédients sensibles et à l’étiquette.
- Dépôt : le prestataire qui notifie au nom de la PR doit être habilité par celle-ci ; pour la procédure distincte de l’article 13, paragraphe 3, le distributeur agit sous son propre rôle autorisé dans le portail. Conserver référence et date ; le dépôt ne prouve pas la conformité.
- Remise : fournir les champs transmis, la preuve, la version d’étiquette et les réserves, puis attribuer la responsabilité des mises à jour.
Contrôler la fiche CPNP : preuves à remettre
Contractualiser ces critères de réception : une facture indiquant « CPNP effectué » ne suffit pas :
| Livrable | Vérification |
|---|---|
| Traçabilité du dépôt | Produit et PR corrects, référence CPNP, date, accès à la fiche ou accusé de confirmation. |
| Concordance des champs | Nom, catégorie, adresse PR, origine, pays, indicateurs de formule et contact conformes au dossier validé. |
| Étiquette et variantes | Version définitive d’emballage et nuances/formats couverts identifiés ; limites écrites. |
| Responsable du suivi | PR ou opérateur autorisé identifié pour corrections, accès et mises à jour ; obligations CPSR/PIF non réglées signalées. |
Contrôler la fiche via l’accès de la PR ou de son utilisateur habilité : le CPNP n’est pas une base publique d’autorisations interrogeable.
Mises à jour CPNP, teintes et nanomatériaux de l’article 16
Avant lancement, examiner les cas suivants ; CPNP ne constitue pas une certification permanente :
- Modification de formule, de nom, de contact, de PR ou des données visées à l’article 13 paragraphe 1 : actualiser sans délai selon l’article 13 paragraphe 7 et examiner la nécessité d’une autre fiche.
- Nouvelle nuance, senteur, composante de coffret ou présentation : vérifier composition et couverture suivant le guide actualisé de la Commission ; un SKU n’est pas toujours une fiche, et toutes les variantes ne se regroupent pas.
- Nanomatériaux : l’article 16 peut imposer une notification supplémentaire six mois avant la mise sur le marché, sous réserve d’exceptions précises ; l’article 13 seul ne suffit alors pas.
- Simple traduction volontaire par un distributeur pour un autre État membre : vérifier la condition étroite de l’article 13 paragraphe 3 avant de commander une nouvelle notification PR.
- Changement de PR, importateur ou marque, ou projet hors UE : réexaminer responsabilités et territoire. CPNP ne remplace pas la procédure de Grande-Bretagne.
Devis CPNP : distinguer dépôt, PR et CPSR/PIF
Exiger un devis précisant nombre de produits/variantes, hypothèses et pièces livrées :
- Séparer saisie CPNP, mandat de PR, constitution CPSR/PIF, essais, examen de formule, traductions et corrections d’étiquetage. La Commission ne facture pas l’accès CPNP.
- Définir qui peut modifier la fiche après remise, les corrections incluses et la transition en cas de nouvelle PR. Aucun délai officiel universel ou tarif unique du prestataire ne peut être garanti.
- Ne pas lancer les ventes uniquement sur la base d’une référence ; vérifier toutes les exigences cosmétiques et le délai éventuel lié aux nanomatériaux.
Étape suivante : communiquer les noms et versions du produit, l’organisation PR/importateur, la formule et les étiquettes définitives, les éventuelles références CPNP, le premier État membre et la date de lancement. Exiger un périmètre écrit précisant la voie de l’article 13, les prestations CPSR/PIF exclues et les preuves à remettre.
Sources officielles
Se reporter à la version consolidée à jour du règlement et aux manuels courants du portail :
Questions spécifiques au service de notification CPNP
Un agent peut-il notifier sous son nom sans être PR ?
Il peut agir pour une PR habilitée ; saisir des données ne transfère pas les obligations des articles 4–5. Vérifier PR et habilitations avant dépôt.
Le fournisseur possède une référence CPNP : suffit-elle à ma marque propre ?
Pas automatiquement. Comparer PR, marque/nom, formule, étiquette, importateur et fiche. Changement de PR ou de produit peut nécessiter d’autres formalités.
Peut-on notifier cinq nuances ensemble ?
Seulement si la fiche couvre correctement toutes les variantes conformément au guide en vigueur. Étudier les différences de formule ; ni le nombre de SKU ni une base commune ne suffisent.
La traduction d’une étiquette pour un autre pays de l’UE impose-t-elle un nouveau dépôt ?
La notification limitée du distributeur prévue par l’article 13, paragraphe 3, peut être requise uniquement si le cosmétique a déjà été mis sur le marché dans un État membre, est proposé dans un autre et si le distributeur traduit de sa propre initiative l’étiquetage pour respecter la loi nationale. Il ne s’agit pas d’une seconde notification complète de la PR.
La référence CPNP prouve-t-elle l’autorisation ou la sécurité de ma crème ?
Non. Il s’agit d’une notification d’informations, pas d’une approbation de la Commission. CPSR, PIF, ingrédients, étiquetage et devoirs de la PR restent exigibles.