Verifica CPNP: qualifica cosmetica, PR e fascicolo di sicurezza
Un servizio di notifica CPNP è un incarico operativo: predisporre la scheda corretta del cosmetico, trasmetterla sul portale della Commissione europea per conto della persona responsabile (PR) appropriata e consegnare una prova verificabile. Il portale è gratuito; il compenso del fornitore remunera il lavoro, non una tassa di registrazione UE.
L’articolo 13 del regolamento (CE) n. 1223/2009 richiede la notifica elettronica della PR prima della prima immissione del cosmetico sul mercato UE. La notifica non equivale ad autorizzazione o certificazione di sicurezza e non sostituisce relazione sulla sicurezza (CPSR), documentazione informativa (PIF), etichetta conforme o altri obblighi.
Verifica CPNP: qualifica cosmetica, PR e fascicolo di sicurezza
Verificare in base a destinazione d’uso e dichiarazioni che il bene sia un cosmetico; indicazioni medicinali, biocide o da dispositivo medico possono comportare un regime diverso. Prima della trasmissione definire la PR stabilita nell’UE e verificare valutazione della sicurezza/PIF ed etichetta. Un record CPNP non rende sicuro un prodotto né sana una classificazione errata.
Se non è stata individuata la persona responsabile (PR) nell’UE, verificare prima se tale ruolo spetti al fabbricante stabilito nell’UE, all’importatore o a un soggetto stabilito nell’UE designato e accettante per iscritto. Non è sempre necessario un incarico retribuito a una PR esterna. L’inserimento dei dati non trasferisce il ruolo all’agente. Bloccare le versioni di formula ed etichetta prima dell’incarico.
Articolo 13: notifica della PR o del distributore?
Obbligo e profilo di invio dipendono dalla filiera, non da chi paga:
| Situazione | Percorso articolo 13 | Decisione operativa |
|---|---|---|
| Fabbricante UE commercializza col proprio marchio | Di norma il fabbricante UE è PR | Notificare tramite accesso PR e controllare indicazione sull’etichetta. |
| Cosmetico importato da paese extra-UE | Ciascun importatore UE è normalmente PR del prodotto immesso, salvo designazione scritta accettata da altra persona nell’UE | Stabilire importatore e PR prima dell’incarico. |
| Distributore traduce di propria iniziativa l’etichetta di prodotto già sul mercato UE per rispettare norme nazionali | Notifica limitata del distributore ai sensi dell’articolo 13, paragrafo 3 | Non confonderla con notifica iniziale della PR. |
| Distributore cambia marchio o modifica prodotto incidendo potenzialmente sulla conformità | Può diventare PR secondo articolo 4 | Rivalutare obblighi, non usare automaticamente il percorso traduzione. |
| Prodotto già notificato dalla propria PR | Controllare record, identità e modifiche | Non chiedere una seconda notifica senza verifica. |
L’articolo 13, paragrafo 3, richiede che il cosmetico sia già stato immesso sul mercato in uno Stato membro e sia messo a disposizione in un altro da un distributore che traduce di propria iniziativa l’etichettatura per rispettare la normativa nazionale. La sola rivendita o traduzione non prova che il caso rientri in tale via.
Il CPNP non è un registro pubblico consultabile di autorizzazioni. Chiedere alla PR o all’utente delegato prova della scheda effettivamente accessibile e del suo ambito. Un numero o uno screenshot del fornitore non dimostra da solo la copertura di marchio, formula e PR.
Dati necessari per una notifica CPNP corretta
Richiedere una scheda d’ingresso per ciascun prodotto, non solo l’INCI:
- Denominazioni commerciali e varianti, categoria, funzione, utenti, Stato membro previsto per la prima commercializzazione e identificazione delle versioni.
- Ragione sociale e indirizzo UE della PR dove è accessibile il PIF, accesso autorizzato al portale e contatto di una persona fisica per urgenze.
- Paese di origine se importato, importatori, titolare del marchio e eventuali notifiche precedenti.
- Per la distinta notifica del distributore ai sensi dell’articolo 13, paragrafo 3: categoria e nomi del prodotto nello Stato membro di spedizione e in quello di destinazione, Stato di destinazione, nome e indirizzo del distributore e nome e indirizzo della PR presso cui è accessibile il PIF.
- Dati sulla composizione per la formulazione quadro utile alle cure mediche, elenco INCI e formula completa per i controlli; segnalare sostanze CMR 1A/1B se presenti.
- Identità dei nanomateriali e esposizione prevedibile, se pertinenti; esaminare la notifica aggiuntiva articolo 16 e le eccezioni.
- Etichettatura originale definitiva e fotografia della confezione corrispondente, se sufficientemente leggibile: l’articolo 13, paragrafo 2, ne impone la notifica all’immissione sul mercato. Procurare i file finali prima del lancio; la mancanza della fotografia non configura un’esenzione generale.
- Evidenza della verifica extra-portale di CPSR, PIF, restrizioni sugli ingredienti ed etichettatura; registro di SKU, varianti e versioni.
Invio CPNP: cinque fasi e condizioni di arresto
Fissare per iscritto il lavoro del fornitore e le decisioni riservate alla PR:
- Screening: confermare qualifica cosmetica, PR, notifiche pregresse e documenti mancanti che bloccano la procedura.
- Mappatura: associare prodotti e varianti a nome, formula, imballaggio e record; non aggregare automaticamente formule differenti.
- Validazione: confrontare input con formula definitiva, PR/PIF, origine, Stato membro, sostanze particolari ed etichetta.
- Invio: il prestatore che notifica per conto della PR deve essere da questa autorizzato; nella distinta procedura dell’articolo 13, paragrafo 3, il distributore agisce nel proprio ruolo abilitato sul portale. Conservare riferimento e data; l’invio non dimostra conformità.
- Consegna: fornire campi trasmessi, conferma, versione dell’etichetta e questioni aperte; nominare chi aggiornerà la scheda.
Verificare la scheda CPNP: prove di consegna
Stabilire questi criteri nel contratto; una fattura «CPNP completato» non è sufficiente:
| Elemento consegnato | Controllo di accettazione |
|---|---|
| Traccia della notifica | Prodotto e PR corretti, riferimento CPNP, data e scheda recuperabile o conferma. |
| Confronto dei campi | Nome, categoria, indirizzo PR, origine, Stato, segnali di formula e contatto corrispondono agli input approvati. |
| Etichetta e varianti | Versione finale della confezione e tonalità/formati inclusi identificati; limiti annotati. |
| Responsabile della manutenzione | PR o operatore autorizzato per accessi, correzioni e aggiornamenti; criticità CPSR/PIF esplicitate. |
Controllare la scheda tramite accesso della PR o dell’operatore autorizzato: il CPNP non è una banca dati pubblica di autorizzazioni consultabile.
Aggiornamenti CPNP, tonalità e nanomateriali dell’articolo 16
Prima della vendita esaminare questi casi: CPNP non è una certificazione permanente:
- Modifica di formula, nome, contatto, dati PR o altre informazioni dell’articolo 13, paragrafo 1: aggiornare senza indugio secondo il paragrafo 7 e verificare l’esigenza di altro record.
- Nuova tonalità, fragranza, componente di kit o confezione: verificare composizione e copertura secondo il manuale attuale della Commissione. Un SKU non equivale sempre a una notifica e non tutte le varianti sono raggruppabili.
- I nanomateriali possono imporre una notifica ulteriore sei mesi prima della commercializzazione ai sensi dell’articolo 16, con eccezioni specifiche; l’articolo 13 da solo può non bastare.
- Se un distributore si limita a tradurre volontariamente l’etichetta tra Stati UE, verificare le condizioni ristrette dell’articolo 13, paragrafo 3.
- Se cambia PR, importatore, assetto del marchio o mercato extra-UE, rivalutare compiti e territorio. CPNP non sostituisce il sistema della Gran Bretagna.
Preventivo CPNP: distinguere invio, PR e CPSR/PIF
Richiedere un preventivo con numero di prodotti/varianti, ipotesi e deliverable:
- Distinguere attività di inserimento da nomina PR, redazione CPSR/PIF, prove, verifica della formula, traduzioni e correzioni di etichette. La Commissione non applica costi d’uso CPNP.
- Indicare chi può modificare il record dopo la consegna, quante correzioni sono incluse e cosa succede se cambia PR. Non garantire tempi amministrativi universali né prezzi unici dei fornitori.
- Non vendere soltanto perché esiste un riferimento: confermare i requisiti cosmetici sostanziali e gli eventuali termini per nanomateriali.
Prossima azione: fornire elenco di nomi e versioni, assetto PR/importatore, formula ed etichette definitive, eventuali riferimenti CPNP, primo Stato membro e data di lancio. Chiedere ambito scritto con percorso dell’articolo 13, prestazioni CPSR/PIF escluse e prove di trasmissione richieste.
Fonti ufficiali
Consultare il regolamento consolidato vigente e i manuali aggiornati del portale:
Domande specifiche sul servizio CPNP
Un intermediario può notificare a proprio nome se non è PR?
Può agire per una PR autorizzata, ma l’inserimento non trasferisce gli obblighi degli articoli 4–5. Verificare PR e permessi di accesso.
Il fornitore ha un numero CPNP: vale per il mio marchio privato?
Non automaticamente. Confrontare PR, marca/nome, composizione, etichetta, importatore e record. PR o prodotto diverso possono richiedere altri adempimenti.
Cinque tonalità possono stare nella stessa notifica?
Soltanto se la scheda copre adeguatamente le varianti secondo il manuale aggiornato. Valutare differenze di formula; numero di SKU e formula base non decidono da soli.
Tradurre l’etichetta per un altro Stato UE richiede un nuovo invio?
La notifica limitata del distributore ai sensi dell’articolo 13, paragrafo 3, può essere necessaria solo se il cosmetico è già stato immesso sul mercato in uno Stato membro, viene reso disponibile in un altro e il distributore ne traduce di propria iniziativa l’etichetta per rispettare la legge nazionale. Non è una seconda notifica completa della PR.
Il riferimento CPNP prova approvazione e sicurezza della crema?
No. È comunicazione di dati, non autorizzazione della Commissione. Restano CPSR, PIF, ingredienti ammessi, etichettatura e obblighi PR.